sábado, 18 de febrero de 2012

LA SECRETARIA DE GERENCIA EN UNA EMPRESA DE CALIDAD

INTRODUCCIÒN
El presente trabajo esta elaborado con el único propósito de brindar una clara información  de LA SECRETARIA DE GERENCIA EN UNA EMPRESA DE CALIDAD amplio es nuestros conocimientos, lo cual nos servirá como base en las actividades de desempeño en nuestra carrera, para de esa manera poder realizar con mayor eficiencia, eficacia y efectividad.

Este trabajo contiene detalladamente las funciones y conceptos que realiza una SECRETARIA DE GERENCIA EN UNA EMPRESA DE CALIDAD, así como sus obligaciones.

Al elaborar el siguiente trabajo “MONOGRAFICO” es Lo que ha permitido formar alianzas estratégicas en torno a una misma visión concertada, participativa coherente, flexible, realista y responsable, intercambiando ideas y opiniones, orientadas a las iniciativas y decisiones para el desarrollo de la empresa.
Espero aportar con esta información para que el lector conozca a fondo las actividades que desarrolla “LA SECRETARIA DE GERENCIA LA EMPRESA DE CALIDAD”.

PREGUNTAS EN LA ELECCION DEL TEMA
"LA SECRETARIA DE GERENCIA EN UNA EMPRESA DE CALIDAD"

1.     ¿Es posible desarrollar en el tiempo y con la bibliografía disponible?
Si, porque contamos con las facilidades como por ejemplo el internet, con una computadora a nuestra disposición para la realización de nuestro proyecto monográfico.

2.     ¿No es demasiado amplio, abarcativo, vago o impreso?
De acuerdo a nuestro tema elegido no es demasiado amplio pero si abarca a nuestra carrera profesional y al desempeño de una secretaria de gerencia en una empresa de calidad.

3.     ¿Existe algún libro o articulo de lectura imprescindible?
No, solo existe el libro con el titulo  “La Secretaria Ejecutiva En La Empresa Moderna, es un libro similar a nuestro tema, que tiene como autor Carlos Mora Venegas y su pagina web que es la siguiente:
ü  www-entorno-empresarial.com
ü  http://www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html

4.     ¿Por dónde  empezar?
ü  Selección del tema de acuerdo a la  necesidad de la problemática que existe en nuestra provincia de Casma.
ü  Por el Titulo del tema LA SECRETARIA DE GERENCIA EN UNA EMPRESA DE CALIDAD”
ü  Empezaríamos por tratar sobre “La Secretaria de Gerencia”

5.     El tema que deseo tratar ¿es posible?
Si, porque podemos recopilar información de distintos medios.

6.     ¿Es un tema investigado?
No, porque es un tema que nosotros creamos y solo hay temas que se asemejan al proyecto elegido.
1.       ¿QUE ES UNA SECRETARIA?
Es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
 Realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en empresa u organización.
  Atender el teléfono.
  Responder los correos electrónicos.
  Recibir a las visitas.
  Archivar documentos.
  Coordinar los pagos y cobros.

2.     LA GERENCIA Y SU SECRETARIA
Una buena gerencia debe estar apoyada de una buena secretaria, proactiva, que sepa manejar eficientemente sus funciones, dándole paso a un buen apoyo al gerente. Se debe contar con una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas.
En el presente considerando la dinámica de los negocios, las actividades a que día a día se somete el gerente, requiere de una secretaria que preste atención diaria de la agenda de Gerencia General, sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa, Manejar armónicamente las interrelaciones humanas, manejar adecuadamente tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados. Apoyo a las áreas de Cobranzas, Atención al Cliente y Gerencia Administrativa. Asistencia en la planificación y organización de las tareas propias del sector. Dominio de idioma inglés (oral y escrito). Poseer amplia disponibilidad horaria Saber que la secretaria es un buen asistente de la dirección.
Las funciones que se espera de lo que debe de  cumplir la secretaria, además de manifestarse una gran ausencia del desarrollo personal, aspecto que se identifica fácilmente a través de las interrelaciones, trato, carácter, personalidad, conducta, comportamiento, atención, descubriéndose muchas veces ausencia de asertividad, baja autoestima, actitudes, y funciones administrativas mal desempeñadas, consecuencia muchas veces de ausencia de definiciones de las funciones que se espera debe cumplir la secretaria .
Se detecta poca atención de la gerencia de capacitar, desarrollar a la secretaria promocionándoles, talleres, cursos, seminarios que les permita adentrarse en lo que la ciencia administrativa, los tópicos modernos de la administración involucran.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar presupuestos.
Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones interpersonales con criterio.
Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en gerencia se hace por coaching".
La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado, insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en fortalezas.
El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice resultados beneficiosos.
Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y tradicional de secretaria y de mujer.
3.       FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE GERENCIA
  • Realizar apoyo administrativo, logístico, comercial al área donde se desempeñara, para lo cual deberá, redactar presupuestos, concertar citas con clientes.
  • Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación y verificación de documentos de la empresa y de terceros.
  • Clasificar los documentos para ser derivados y/o archivados.
  • Llevar el registro de ingresos y egresos.
  • Coordinar y controlar la ejecución de los programas y actividades relacionados con las competencias financieras, del talento humano, de contratación y de servicios administrativos.
  • Adelantar acciones y trámites necesarios relacionados con el presupuesto y la contabilidad del Ministerio, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y demás organismos estatales.
  • Procesar y generar la información necesaria para la realización de planes, programas y proyectos para apoyar la toma de decisiones.
4.   ¿QUE ES UNA EMPRESA DE CALIDAD?
Es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos y comerciales básicas para una propiedad inherente de cualquier cosa que permita que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie.

5.       EL NUEVO ROL DE LA SECRETARIA COMO ASISTENTE DE GERENCIA
La secretaria en la actualidad tiene nuevos Roles  y nuevas competencias, pero especialmente las actitudes y otros aspectos que permitan seleccionar la idoneidad en el desempeño del cargo, en escenarios que se caracterizan por:
·    La Importancia significativa del conocimiento, no sólo en la esfera de lo económico, donde la vitalidad de los sistemas productivos y la competitividad internacional dependen cada vez más de las innovaciones tecnológicas y del conocimiento.
·   El  internet y la informática facilitan  el manejo de las comunicaciones y otras operaciones fundamentales que se deben realizar en una oficina.
·   Las exigencias que los sistemas económicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cómo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeño.

6.       LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y PAPEL DE LAS SECRETARIAS EJECUTIVAS Y ASISTENTES DE GERENCIA
Como todos sabemos, una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado en el cual las partes son interdependientes. Una empresa como sistema esta formada por un conjunto coherente de elementos que interactúan armónicamente.
La organización moderna contradictoriamente con el alto nivel de desarrollo técnico y automatización alcanzado en este siglo, depende cada día más de los hombres, de su capital humano, siendo su desempeño la mayor ventaja competitiva del sistema, y algo que no podrá copiar la competencia.
La organización moderna define su MISIÓN como la razón de ser de su existencia. Aquello que si no se cumple no merece la pena que exista la misma.
La misión como punto que marca el rumbo organizacional está soportada en metas o aspiraciones a corto, mediano y largo plazo que van acotando de forma concreta en el tiempo las responsabilidades definidas de la organización total y de cada una de los niveles de la estructura, gerentes, mandos intermedios y empleados.
Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de cumplir las metas y la Misión Empresarial.
En la medida en que las personas que ocupan estos cargos dominen y compartan toda la información acerca de la misión y metas en la organización; y se ganen el respeto de la gerencia, de los colaboradores, y de los clientes con un desempeño proactivo y eficiente; alcanzarán la autoridad necesaria y la “luz verde” del nivel superior para influir más directamente en el buen cumplimiento de los objetivos empresariales.
Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la diferencia de otras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.

7.     CALIDAD DE UNA EMPRESA.
Esta establecida en función al valor humano integrado en:
  •  Crecer, conocimientos.
  • Comunicación, Transparencia informativa. 
  •  Procedimientos, Reglas claras, cumplimientos.
  • Control, fiscalización a todo nivel.
  •  Motivación, Comportamientos.
  • Capacitación, potencial de valores, participación directa.
  • Entorno positivo, clientes- contratistas- proveedores.
  • Función de Puesto, Asignación de responsabilidades y desempeños.
  •  Simplificación de gestiones, Satisfacción laboral, lograr objetivos.
  • Relaciones interpersonales, Compañerismo, buenas costumbres.
  • Concientización hacia la seguridad y el medio ambiente (marco legal) 
  •  Efecto de la Política del Miedo, Confianza en el puesto.

8.   LOS TIPOS DE SECRETARIAS ¿EN CÚAL CLASIFICACIÓN ESTÁ USTED?

Ø PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria.
Ø EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente, asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia de un malabarista en gira.
Ø CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por miedo a herir a sus compañeros.
Ø TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.
Ø CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.
Ø CONVENCIONAL: Sin ideas propias, se limita a hacer lo que manda el jefe. Aunque tenga una idea mejor, es incapaz de dar una sugerencia. Estructurada y cartesiana, temerosa y con un pavor a recibir críticas. Amante de los memorándum, archivos, reuniones y manuales.
Ø MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la oficina.
Ø INFORMADA: Siempre esta al tanto de todo lo que pasa. Conoce todos los "secretos" que se discuten en las reuniones, los cambios, las "aserruchadas de piso" y el resultado del tradicional retiro de los ejecutivos en las Termas del Corazón. Su información "probada", suele conocerse rápidamente hasta en España.
Ø GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes y constituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no deja que nadie se le aproxime. Cree que mantenerlo inmune a las personas es señal de estatus y prestigio, e inconscientemente, lo va aislando y desinformando.
Ø SUPERMADRE: Manifiesta la impresión de pasar el día entero pensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en la alimentación de los hijos, en los carretes(salidas en la noche) de los hijos, etc.. Les da decenas de telefonazos a sus "guaguas"(recién nacidos) durante el día y mantiene así el total control de su casa, pero sólo de su casa.
Ø METÓDICA: Es aquella que no aguanta ver una cosa fuera de su lugar. Tiene todo planificado, una hora para recibir cartas, telefonear, pensar. Cuando su jefe exige alteración a su cronograma, se irrita y confunde.
Ø GUERRERA: Peleadora, responde a su altura cuando es interpelada y defiende como nadie su territorio. Es aquella con la cual a nadie le gustaría enfrentarse.
Ø AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una fuente de persuasión. Crea un imperio, donde ella es la reina y el resto súbditos.
Ø SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños, recolección de fondos para los funcionarios con problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos y otros.... y sin trabajar en Recursos Humanos.
Ø PELEADORA: Se mete en todo, sus comentarios son mortales y pueden significar entrar en desgracia dentro de la empresa si se le atraviesa alguien.


CONCLUCIÓN

1.    Gracias a la dedicación puesta en este trabajo ahora sabemos realmente lo que es una Secretaria Ejecutiva en  el departamento de Gerencia, su forma de trabajo y el  papel juega en una organización o empresa.
2.    Es importante recalcar que el departamento de Gerencia se encarga de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las operaciones de una empresa.
3.    La Gerencia fija la dirección de un organismo social y genera la efectividad para alcanzar sus objetivos, fundada en  la habilidad de coordinar a sus integrantes.

RECOMENDACIONES

1.    Debe contar con una formación, capacitación y actualización de manera holística, que contribuya a alcanzar las metas  de la empresa.
2.    Así mismo, implementar un sistema de evaluación del desempeño de la Secretaria Ejecutiva, de manera periódica dentro de la empresa de calidad.
3.    Debe contar con cualidad proactiva y emprendedora con visión de futuro que garantice la sostenibilidad y vigencia de la empresa en el mercado laboral regional nacional e internacional.

CONOZCA SU PRODUCTO



PROBLEMA DE CONVENCIMIENTO
El supervisor Filiberto Torres sabía que un nuevo equipo aumentaría  la producción. Por lo tanto, presentó sugerencias a sujete: "Parece sensato, Fili, ¿Cuánto cuesta?"
Demasiado tarde, Fili comprendió que no estaba preparado con los hechos idóneos. Todo lo que pudo decir fue: "No sé; tendré que averiguarlo".
CONSEJOS PRÁCTICOS
Conozca a fondo los hechos y las cifras.
Al tratar de convencer sobre laas ventajas de una idea, piénsela bien y tenga todos los hechos a mano. Para asegurarse de que está sobre bases sólidas hágase estas preguntas:
  1. ¿La idea resuelve una necesidad definida y actual?
  2. ¿Exactamente cuál es la idea que  pienso presentar? Como prueba, exponga por escrito clara y brevemente la proposición.
  3. ¿La idea incluye pasos especificos de acción? Contesta la pregunta "¿Cómo se puede hacer"?
  4. ¿Cuál será el costo de la proposición en términos de trabajadores, materiales, dinero y tiempo?
  5. ¿Qué valor tiene la idea para la compañia? ¿Por qué invertir fondos en este programa, en lugar de hacerlo en alguna otra forma rentable?
  6. ¿Sobre qué suposiciones he basado mi proposición? Las suposiciones deben mencionarse y si  es posible, verificarse.
  7. ¿Qué ventajas y beneficios pueden esperarse? ¿Qué desventajas u objeciones podrian presentarse?
  8. ¿Por qué  otros medios se pueden lograr los mismos objetivos?
  9. ¿Qué parte debo desempeñar en la presentación de la idea? ¿Deberá turnarse la propuesta a alguien más? ¿Debe incluirse a otras personas?
  10. ¿Con quién puedo discutir la idea y así comprobar su solidez? Con  frecuencia una coversación informal con otros supervisores señala la necesidad de hechos o investigaciones adicionales.
 Antes de intentar convencer a otra persona, asegúrese de que  usted mismo está convenciendo; si no lo está, olvídese del asunto. No trate de forzar la situación. Si la  idea resiste su propio interrogatorio crítico, estará listo para el siguiente paso en su presentación para convencer.

jueves, 10 de noviembre de 2011

HABILIDADES GERENCIALES

HABILIDADES PARA HACER QUE ACEPTEN SUS IDEAS.

No basta con tener buenas ideas, también se hace necesario presentar sus ventajas en forma convinvente. son más los supervisores y gerentes que fracasan por carecer de esta habilidad, que por carecer de ideas. en este capitulo se estudiará la aplicación de las mejores técnicas para presentar ideas convincentes en el trabajo.

  • SUPERVISAR ES CONVENCER : El convencimiento ha sido definido con ferciencia como la capacidad de motivas a la gente, o la capacidad de persuadir a otros para que apoyen, de  buen grado, una idea. ¿Qué mejor definición existe de supervisión? 
          En su sentido más amplio, el convencimiento es necesario en casi cualquier actividad de supervisión.  Usted está convenciendo cuando, como supervisor, implanta una nueva regla o política  a sus trabajadores. lo mismo sucede cuando usted trata de convencer al supervisor acerca del uso de algún nuevo procedimiento o implemento de oficina. si usted es un asesor especialista, tiene que estar convenciendo continuamente a otros de sus ideas y servicios. Cuando usted convence a otro jefe de departamento sobre la forma de solucionar un problema común, también está  usando el convencimiento.

  • ¿Por que no siempre se logra convencer a los demas?
           El objetivo básico de las comunicaciones directas es convercer. Una persona necesita comprender una comunicación si se quiere  que la  apoye decididamente. Necesita aceptar una idea y no limitarse a obedecer indicaciones.
           Usted tiene lo que parece ser una idea de primer orden. Parece perfecta. Pero  cuando la presenta, se desploma. Rechazada, "No convence".
           ¿Qué sucedió? Por supuesto que son muchas las cosas que pudieron haber salido mal. A continuación se presetan algunas de las razones más comunes por las que se rechazan ideas:

- La Idea, en sí misma, es defectuosa. Puede ser que esté basada en suposiciones infundadas o en hechos incompletos.
-Convicción excesiva, quizás en su entusiasmo por presentar una idea favorablemente, usted ha subestimado las desventajas o exagerado las ventajas.
- Falta de una Proposición Concreta, la  persona que recibe la idea quiere conocer con  exactitud lo que usted recomienda y no sólo una explicación de todo lo  que tiene de malo la situación actual.
- Resistencia al Cambio, la renuencia humana básica a probar algo nuevo es la causa de que se rechacen muchas ideas. Entonces, también, inconscientemente algunas personas reaccionan en forma negativa a las nuevas ideas salvo cuando han  participado en la formación de los planes.
si  una idea es rechazada,  se deben revisar las técnicas de convencimiento. Si la persona no está convencida es porque no se supo convencerla. 
en la siguiente sección examinaremos los seis pasos básicos del convencimiento, según se aplican a la puesta en práctica de las  ideas. Mediante el estudio y la práctica usted aprenderá a convencer.